Unité/département des appels d’offres (unités internes aux entreprises)

L’unité ou le département des appels d’offres désigne l’unité interne spécialisée créée, dans les entreprises participant aux marchés publics, pour assurer le suivi des avis de marché, l’examen des dossiers de consultation, le contrôle des documents de qualification, la préparation des offres, les opérations EKAP, les processus relatifs aux garanties, les délais de recours et le suivi de l’exécution des contrats. Le département des appels d’offres constitue la structure institutionnelle intégrée à l’organisation interne du soumissionnaire, c’est-à-dire de l’entreprise participant à l’appel d’offres, et permet à celle-ci de participer aux marchés publics de manière plus structurée, éclairée et sûre.

Pour les entreprises participant régulièrement aux marchés publics, le département des appels d’offres évalue conjointement des questions telles que le cahier des clauses administratives, les spécifications techniques, le projet de contrat, les critères de qualification, les attestations de références, la garantie de soumission, les opérations électroniques d’appel d’offres, les facteurs autres que le prix, la justification de l’offre anormalement basse ainsi que les délais de réclamation auprès du pouvoir adjudicateur et de recours à la KİK. En particulier pour les marchés de travaux, des questions telles que les métrés, l’estimation, le prix unitaire, le calendrier des travaux, la révision des prix, la prolongation de délai, les décomptes et la garantie de bonne exécution imposent également au département des appels d’offres de travailler avec les unités techniques, financières et juridiques.

L’objectif principal du département des appels d’offres est d’assurer la participation avec des documents exacts, une offre correcte, un calcul adéquat des coûts et une juste évaluation des risques. Un département des appels d’offres bien structuré assure donc conjointement les fonctions de suivi des appels d’offres, de présélection, de gestion des documents et des qualifications, d’opérations EKAP et électroniques d’appel d’offres, d’ingénierie des offres, d’analyse des coûts, de gestion juridique et contractuelle, de contrôle financier et des garanties, ainsi que de mémoire institutionnelle. Une telle structure réduit les risques d’exclusion de l’évaluation, de perte de la garantie, d’impossibilité de signer le contrat, de dépassement des délais et d’interdiction de soumissionner.

Il ne suffit pas que les personnes travaillant au sein du département des appels d’offres soient formées uniquement par l’expérience interne à l’entreprise. Elles doivent suivre régulièrement auprès de professionnels des formations et des cours sur la réglementation des marchés publics, les applications EKAP, les documents de participation à l’appel d’offres, les références professionnelles, les offres anormalement basses, l’exécution des contrats et les voies de recours. 

Toutefois, l’existence d’un département des appels d’offres dans l’entreprise ne signifie pas que tout litige puisse être résolu en interne. Il convient de solliciter les conseils de spécialistes pour des questions telles que l’exclusion de l’évaluation par le pouvoir adjudicateur, l’annulation de l’appel d’offres, la justification d’une offre anormalement basse, un litige relatif à une attestation de références, l’encaissement de la garantie, la résiliation du contrat, les décomptes, la révision des prix, la prolongation de délai ou l’interdiction de soumissionner. Dans ces situations, le département des appels d’offres doit fonctionner comme un centre qui détecte rapidement le litige, organise les documents, suit les délais et veille à ce que l’assistance de spécialistes soit obtenue au moment opportun. (Voir :Kamu ihale danismanligi)

Autres termes connexes du dictionnaire des appels d’offres de Kılıç :

Préparation/planification préalable à l’appel d’offres (pour les entreprises); Préparation/planification préalable à l’appel d’offres (dans le cadre des acquisitions effectuées par les pouvoirs adjudicateurs); Préparation/planification préalable à l’appel d’offres (pour les appels d’offres des pouvoirs adjudicateurs relatifs à la vente, à la location et aux servitudes); Analyse des risques liés à l’appel d’offres; Consultant en appels d’offres; Dossier de consultation

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