1. Uyuşmazlık Konusu Olayın Konusu ve Gelişimi
İncelemeye konu süreç, İdare tarafından pazarlık usulüyle yapılan “asansörlerin bakım ve onarım hizmet alımı” ihalesinde yaşanan başvuru süresi tartışmasına ilişkindir. Davacı Firma, ihale üzerinde bırakılan isteklinin sunduğu iş deneyim belgesinin ihale konusu işe uygun olmadığı ve yaklaşık maliyetin hatalı hesaplandığı iddialarıyla idareye başvurmuştur. Kamu İhale Kurulu, 08.02.2023 tarihli ve 2023/UH.II-324 sayılı kararıyla başvuruyu reddetmiştir.

Olayda sürenin hesabı şu nedenle önem kazanmıştır: Davacı Firma, 22.12.2022 tarihinde İdareye elden verdiği şikâyet dilekçesinde yalnızca iş deneyim belgesine ilişkin iddiasını ileri sürmüş; yaklaşık maliyetin hatalı hesaplandığına dair ikinci iddiasını ise aynı gün saat 21.51’de EKAP üzerinden ayrı bir e-şikâyet başvurusu ile sunmuştur. EKAP başvurusunun İdareye bildirim tarihi 23.12.2022 saat 09.00 olarak kabul edilmiştir. İhale hukukunda e-şikâyet, başvurunun elektronik ortamda ve EKAP üzerinden yapılmasıdır. Bu yol, başvuru hakkının kullanılmasını kolaylaştırsa da süre hesabı bakımından saat ve bildirim kayıtları dikkatle izlenmelidir. 
(Bakınız: E-şikâyet: https://www.kilichukuk.org/Sozluk/e-sikayet; İdareye E-Şikâyet ve Kamu İhale Kurumuna E-İtirazen Şikâyet Başvurusu Nasıl Yapılır?: https://www.ihale.tv/video/4734-sayili-kamu-ihale-kanunu-ve-uygulamalari/idareye-e-sikayet-ve-kamu-ihale-kurumuna-e-itirazen-sikayet-basvurusu-nasil-yapilir)

Yaklaşık maliyet, ilk oturumda açıklandığından, bu konuya yönelik şikâyet süresinin de ilk oturumu izleyen günden itibaren işlemeye başladığı kabul edilmiştir. Davacı Firma yönünden son gün 22.12.2022 olup, saat 21.51’de yapılan e-şikâyet başvurusunun İdare kayıtlarına bir sonraki gün alınması nedeniyle ikinci iddianın süresinde yapılıp yapılmadığı yargılamanın ana konularından biri olmuştur.

2. Mahkemenin ve Danıştayın Aldığı Kararlar
Ankara 25. İdare Mahkemesi, 29.03.2023 tarihli ve E:2023/324, K:2023/420 sayılı kararıyla Kamu İhale Kurulu kararının iptaline karar vermiştir. Bu karar üzerine Kurul, başvurunun ikinci iddiasının esasının incelenmesine geçilmesi yönünde işlem tesis etmiş; devamında 10.05.2023 tarihli ve 2023/UH.II-739 sayılı karar alınmıştır.

Ancak Danıştay Onüçüncü Dairesi, 12.06.2023 tarihli ve E:2023/1467, K:2023/2970 sayılı kararıyla, başvurunun EKAP üzerinden iş günü ve saat 09.00-18.00 arasında yapılması hâlinde e-imza ile imzalandığı tarihin başvuru tarihi sayılacağını; bu saatler dışında yapılan başvurularda ise bir sonraki iş gününün başvuru tarihi olarak kabul edileceğini belirtmiştir. Bu nedenle, 22.12.2022 saat 21.51’de yapılan ve 23.12.2022 saat 09.00’da İdare kayıtlarına alınan ikinci şikâyet başvurusunun süresinde olmadığı sonucuna varılmıştır.

Danıştay, Davacı Firma’nın birinci iddiasına ilişkin Mahkeme kararını yerinde bulmuş; ikinci iddiaya ilişkin kısmı ise bozmuş ve bu kısım yönünden davanın reddine karar vermiştir. Kamu İhale Kurulu da Danıştay kararının gereğini yerine getirmek üzere 09.08.2023 tarihli ve 2023/MK-187 sayılı kararı almış; önceki ara işlemlerin ikinci iddiaya ilişkin kısımlarını iptal ederek, 08.02.2023 tarihli ve 2023/UH.II-324 sayılı kararın ikinci iddiaya ilişkin değerlendirmesinin geçerliliğini koruduğunu belirtmiştir.

3. Mahkeme Kararlarının Değerlendirilmesi ve Firmaların Almaları Gereken Dersler
Bu karar, EKAP üzerinden başvuru yapılmasının tek başına yeterli olmadığını; başvurunun hangi saatte yapıldığının da hak kaybı doğurabilecek sonuçlar doğurduğunu göstermektedir. İhale takibi yapan firmalar, şikâyet süresinin son gününde başvuru hazırlamayı riskli görmeli ve başvuruyu mümkünse mesai saatleri içinde tamamlamalıdır. Kılıç İhale Sözlüğü’nde itirazen şikâyet başvuru süresi ve e-şikâyet başlığı altında yer alan açıklamalar, bu konunun uygulamadaki önemini ortaya koymaktadır. (Bakınız: Kamu İhale Kurumuna itirazen şikâyet başvuru süresi: https://www.kilichukuk.org/Sozluk/kamu-ihale-kurumuna-itirazen-sikayet-basvuru-suresi; E-şikâyet: https://www.kilichukuk.org/Sozluk/e-sikayet)

Firmalar, ihale sürecinde aynı gün içinde hem elden hem de EKAP üzerinden ayrı dilekçeler vermek yerine, ileri sürmek istedikleri bütün iddiaları süre dolmadan tek bir başvuru planı içinde hazırlamalıdır. Yaklaşık maliyet, iş deneyimi, yeterlik belgesi, aşırı düşük teklif açıklaması ve ihale dokümanı düzenlemeleri bakımından hangi işlemin hangi tarihte öğrenildiği ayrı ayrı belirlenmelidir. Çünkü her iddianın süre başlangıcı aynı olmayabilir.

EKAP kayıtları, başvuru saatinin ispatı bakımından belirleyici olabilir. Bu nedenle firmalar, başvuru dilekçesinin e-imza ile imzalandığı zamanı, EKAP bildirim kayıtlarını, sistem çıktısını ve varsa idareye yapılan önceki başvuruları saklamalıdır. Özellikle son gün saat 18.00’den sonra yapılan e-şikâyetlerde, başvurunun ertesi iş günü yapılmış sayılması ihtimali dikkate alınmalıdır.

İhale süreçlerinde süre yönetimi, yalnızca başvuru dilekçesi hazırlamaktan ibaret değildir. Dokümanın indirilmesi, ilk oturum tutanaklarının incelenmesi, yaklaşık maliyetin açıklanma anının tespiti, EKAP üzerinden başvuru yetkilerinin ve e-imza kullanımının önceden kontrol edilmesi gerekir. Kılıç Akademi Yayınları’nda yer alan ihale kitapları ve ihale.tv’deki uygulamalı videolar, firmaların ihale sürecini daha düzenli takip edebilmesi bakımından yol gösterici kaynaklar sunmaktadır. 
(Bakınız: Kılıç Akademi Yayınları: https://www.kilicakademi.com.tr/; 4734 Sayılı Kamu İhale Kanunu ve Uygulamaları videoları: https://www.ihale.tv/video/4734-sayili-kamu-ihale-kanunu-ve-uygulamalari)

Bu kararın firmalar açısından en önemli sonucu şudur: Haklı olabilecek bir iddia, süresinde ve usulüne uygun şekilde ileri sürülmezse incelenmeden reddedilebilir. Bu nedenle hukuka aykırı idari işlemlere karşı başvuru yapılırken, yalnızca iddianın içeriği değil, başvurunun süresi, başvuru yolu, EKAP kayıtları ve dilekçedeki talep sonucu birlikte ele alınmalıdır. İhale mevzuatı kısa süreler ve şekil kuralları üzerine kurulu olduğundan, işin uzmanı hukukçu ve ihale danışmanlarından yardım alınması, firmaların hak kaybı yaşamaması bakımından önem taşır.

(Daha fazla bilgi almak için KILIÇ HUKUK ve DANIŞMANLIK OFİSİ ile iletişime geçiniz: https://www.kilichukuk.org/iletisim )