Kamu Hizmet Alım İhalelerinde Kalite ve Standart Belgeleri
(4734 Sayılı Kamu İhale Kanunu Hizmet Alımı Uygulaması – Belgelerin Belirlenmesi ve Sunulması- İhale ve Sözleşme Süreci Boyutlarıyla)
ÖZET
Kamu idarelerinin, görevlerini aksatmadan gerçekleştirmeleri için piyasadan ihale yaparak aldığı hizmetleri; “bakım ve onarım, taşıma, haberleşme, sigorta, araştırma ve geliştirme, muhasebe, piyasa araştırması ve anket, danışmanlık, tanıtım, basım ve yayım, temizlik, yemek hazırlama ve dağıtım, toplantı, organizasyon, sergileme, koruma ve güvenlik, meslekî eğitim, fotoğraf, film, fikrî ve güzel sanat, bilgisayar sistemlerine yönelik hizmetler ile yazılım hizmetlerini, taşınır ve taşınmaz mal ve hakların kiralanması ile benzerleri…” olarak sınıflandırmak mümkündür.
İdarelerin hizmet alımını; uygun kalite ve standartlarda sağlayabilmeleri için alımı yapılan hizmetin özelliğine uygun kalite ve standartlarını, belirlemeleri önemlidir. Bu kapsamda idareler kalite ve standart belgelerini; yeterlik kriteri, fiyat dışı unsur, sözleşme ifa şartı ve muayene–kabul ölçütü olarak farklı aşamalarda istekli veya yüklenicilerden talep edilebilmektedir. İhaleye katılan isteklilerin veya sözleşmeyi gerçekleştiren yüklenicilerin, bu belgeleri uygun şekilde sunmamaları halinde ise değerlendirme dışı bırakılmaları kaçınılmaz olmaktadır.
Bu çalışma; TS, TSE, ISO, EN ve benzeri kalite–standart belgelerinin kamu ihalelerinde, idareler ve istekliler açısından, 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu, ikincil mevzuat ile yerleşik Kamu İhale Kurulu kararları çerçevesinde ele alınacaktır.
1. GİRİŞ
Kamu ihalesi gerçekleştirmek isteyen idareler, kalite ve standart belgelerini; işin kaliteli ve belirlenen ulusal/uluslararası standartlara uygun olarak yapılması sağlamak amacıyla ihalede dokümanında istemektedir. Ancak bu belgelerin hukuki niteliğinin bilinmemesi halinde, ihale dokümanının mevzuatla çelişmesi söz konusu olmaktadır. Ayrıca ihaleye katılanlar ile yüklenicilerin, idareler tarafında belirlenen kalite ve standart belgelerini yeterince bilmemeleri ise ihale sürecinde hak aramalarını engellemekte, ihalelerden elenmelerine neden olmaktadır.
2. KALİTE VE STANDART BELGELERİNİN İHALE MEVZUATINDAKİ HUKUKİ NİTELİĞİ
4734 sayılı Kamu İhale Sözleşmeleri Kanunu ile ikincil mevzuatı incelendiğinde hizmet alımlarında, “Kalite ve Standart Belgeleri” çeşitli gruplara ayrılmakta ve bunların idarelerce istenmesinde ve ihaleye katılanlar veya yükleniciler tarafından sunulmasında çeşitli kurallara yer verildiği görülmektedir.
Kalite ve standart belgeleri; ihale konusu hizmetin veya hizmetin sunulduğu organizasyonun veya tesislerin belirli bir ulusal veya uluslararası standarda uygun yönetildiğini, üretildiğini ya da kontrol edildiğini gösteren belgelerdir.
Hizmet alım ihalelerinde, “Kalite ve Standart Belgeleri”ni 4 gruba ayırmak gerekir. Bunlar:
Kalite Yönetim Sistem Belgesi (KYS Belgesi), bir kuruluşun; hizmet/üretim süreçlerini planladığını, uyguladığını, ölçtüğünü ve sürekli iyileştirdiğini, yani kaliteyi “son ürün/hizmet” kontrolüyle değil, yönetim sistemi ile güvence altına aldığını gösteren belgedir. Uygulamada kamu ihalelerinde en yaygın KYS omurgası ISO 9001 olan belgeler ve TS EN ISO 9001’dir. İhale mevzuatında KYS belgesi; hizmet alımlarında “kalite ve standarda ilişkin belgeler” başlığı altında sayılan belge türlerinden biri olup uygulamada, çöp toplama ve/veya kent temizliği hizmet alımlarında istenebilmektedir.
Çevre Yönetim Sistem Belgesi (ÇYS Belgesi), bir kuruluşun; faaliyetlerini çevreye etkilerini sistematik biçimde yönetmek için bir çevre yönetim sistemi kurduğunu, yasal uyum, risk yönetimi, hedef belirleme, izleme–ölçme ve sürekli iyileştirme mekanizmalarını işlettiğini gösteren belgedir. Bu standardın istenmesindeki temel amaç; kuruluşlara çevreyi korumak ve değişen çevre koşullarına uyum sağlamak için yönetim sistem şartlarını belirlemektir. Uygulamada kamu ihalelerinde en yaygın ÇYS Belgesi örneği TS EN ISO 14001 olup, çöp toplama ve/veya kent temizliği hizmet alımlarında çevre yönetim sistem belgesi istenebilmektedir.
Hizmet Yeterlik Belgesi (HYB), bir işyerinin; tüketiciye sunduğu hizmetin ve hizmetin verildiği hizmet yerinin (tesis/altyapı/organizasyon) ilgili Türk Standardı (TS) veya TSE’nin belirlediği kriterlere uygun olduğunu gösteren belgelendirmedir. Hizmet Yeterlilik Belgesi, TSE’nin tescilli belgesidir; TSE dışında herhangi bir kurum veya kuruluşun “HYB” düzenleme yetkisi yoktur. TSE’ye göre Hizmet Yeterlik Belgesi; hizmet sunan iş yerlerinin ve sunulan hizmetin ilgili Türk Standardı veya kriterine uygun olduğunu gösteren belgelendirme modelidir. Hizmet Yeterlik Belgesi; ISO 9001/14001 gibi “Sistemi” değil, çoğunlukla hizmet yerinin ve hizmet sunum kabiliyetinin belirli TS/kriterlere uygunluğunu hedefler (tesis, ekipman, personel, süreç/iş akışı, hijyen, güvenlik vb. asgari şartlar).
Hizmet Yeterlilik Belgeleri (HYB), Enstitünün Türk Patent ve Marka Kurumu nezdinde tescilli markasıdır. TSE dışında “hizmet yeterlilik belgesi” adı altında belgelendirme yapılması söz konusu olmaz. Bu belgelendirme faaliyeti için ayrıca bir akreditasyon çalışması da mevcut değildir.
Uygulamada çöp toplama ve/veya kent temizliği hizmet alımı ihalelerinde; İşyerleri-Kent Temizliği Hizmet Yeterlilik Belgesi (TS 13111) istenebilmektedir.
Yemeğin yüklenicinin mutfağında yapıldığı yemek hizmet alımlarında, TS 8985 standardı istenebilir. Bu standart; yemek fabrikaları ve toplu yemek mutfaklarının yapısal özellik, işletmecilik, çalışanlar ve teknik donanım ile ilgili genel kurallarını kapsamaktadır.
Laboratuvar ve Muayene Kuruluşlarının Akreditasyon/Kalite Yeterliliği Belgeleri, ihalede ölçüm–deney–analiz–kalibrasyon veya muayene/denetim çıktısı (rapor, sonuç, sertifika) üretilecekse; bu çıktıyı üreten kuruluşun teknik yetkinliğinin ve tarafsızlığının ulusal/uluslararası kabul görmüş bir sistemle doğrulandığını gösteren akreditasyon temelli belgeler anlamına gelir.
Kamu hizmet alımlarında bu belgelerin istenilmesinin nedeni; sonuç/raporun “hukuken ve teknik olarak güvenilir” olmasını sağlanmaktır. Başka bir anlatımla; bir hizmetin çıktısı olan analiz raporu veya ölçüm sonucu veya muayene raporunun (ör. gıda analizi, çevre ölçümü, kalibrasyon sertifikası) güvenilirliğini sağlamaktır.
Gıda hizmetlerinde, numune analizleri (mikrobiyolojik/kimyasal) için 17025 laboratuvar raporu, asansör, basınçlı kap, uygunluk muayenelerinin muayene ve denetimi için 17020 muayene kuruluşu raporu istenebilir.
TS EN ISO 15189 (ISO 15189) standardı kamu ve üniversite hastaneleri laboratuvarları, özel hastane ve klinik laboratuvarları, özel tıbbi tahlil laboratuvarları, genetik hastalıkları tanı merkezleri gibi tıbbi laboratuvarların akreditasyonu için istenebilecek temel dokümandır.
2.1. İDARELERİN KALİTE VE STANDART BELGELERİNİ İSTERKEN DİKKAT ETMELERİ GEREKEN HUSUSLAR
Kalite ve Standart Belgelerinin idarelerce istenmesiyle ilgili ihale mevzuatında belirlenen genel sınırlamalar bulunmaktadır. Öncelikle idareler ihalelerde; Tehlike Analizi ve Kritik Kontrol Noktaları Yönetim Sistemi (HACCP), İş Sağlığı ve Güvenliği Yönetim Sistemi (OHSAS), Bilgi Teknolojisi-Bilgi Güvenliği Yönetim Sistemi, Gıda Güvenliği Yönetim Sistemi (ISO 22000), Sosyal Sorumluluk Standardı (SA 8000), İyi Hijyen Uygulamaları (GPP) gibi kalite ve standarda ilişkin belgeler ve sertifikaları isteyemez. Hizmet alımı ihalesinde, mevzuatta istenemeyeceği belirlenen kalite ve standart belgelerinin yeterlik kriteri olarak belirlenemeyeceği ile ilgili Kamu İhale Kurulunun 25.12.2024, 2024/UH.II-1753 sayılı kararında; “İdari Şartname’nin 7.5.3’üncü maddesinde; ihaleye katılan isteklilerin ISO 27001:2013 Bilgi Güvenliği Yönetim Sistemi Belgesi ve ISO 20000:2011 Bilgi Teknolojisi Yönetim Sistemi Belgesi’ni yeterlik kriteri kapsamında sunmaları gerektiği şeklinde düzenleme yer almaktadır.
Kamu İhale Genel Tebliği’nin 74.4’üncü maddesinde yer alan açıklama uyarınca hizmet alımı ihalelerinde idarece Bilgi Teknolojisi-Bilgi Güvenliği Yönetim Sistemi belgeleri istenmeyecektir.
Yapılan incelemede, başvuruya konu edilen ihalenin bir hizmet alımı ihalesi olduğu ve Kamu İhale Genel Tebliği’nin 74’üncü maddesinde yer alan açıklama uyarınca hizmet alımı ihalelerinde idarece Bilgi Teknolojisi-Bilgi Güvenliği Yönetim Sistemi belgelerinin istenilemeyeceği göz önünde bulundurulduğunda, söz konusu belgelerin yeterlik kriteri olarak belirlenemeyeceği, dolayısıyla idare tarafından ISO 27001:2013-Bilgi Güvenliği Yönetim Sistemi Belgesi ile ISO 20000:2011-Bilgi Teknolojileri Yönetim Sistemi Belgesi’nin İdari Şartname’nin 7.5.3’üncü maddesinde yeterlik kriteri olarak belirlenmesinin yukarıda yer verilen Tebliğ açıklamalarına aykırı olduğu sonucuna varılmıştır.” yönünde hükme varılmıştır.
İkinci olarak, kalite ve standartlarla ilgili belgeler iş ortaklığında, ortaklardan en az birinin kalite ve standarda ilişkin belgeleri sunması konsorsiyumda, her bir kısım için istenen kalite ve standarda ilişkin belgeler dokümanda belirtilerek, her bir ortağın kendi kısmı için istenen belgeleri sunması talep edilmelidir. Kalite ve standarta ilişkin belgelerin ortak girişimin her bir ortağı tarafından ayrı ayrı sunulması gerektiği ile ilgili Kamu İhale Kurulunun 08.01.2025, 2025/UH.II-150 sayılı kararında “Başvuruya konu ihaleye ait İhale İlanı’nın 4.3.2’nci, İdari Şartname’nin ise 7.5.3’üncü maddesinde “TS 13075 Gıda Maddeleri Taşıma Hizmet Belgesi”nin yeterlik kriteri olarak belirlendiği, buna ek olarak aynı şartname maddesinde söz konusu belgenin ortak girişimlerde tüm ortaklar tarafından sunulması gerektiği düzenlenmiştir. Yapılan tespitler neticesinde, incelemeye konu ihalede, İdari Şartname’nin 7.5.3’üncü maddesinde yeterlik kriteri olarak belirlenen TS 13075 Gıda Maddeleri Taşıma Hizmet Belgesi’nin ortak girişimlerde tüm ortaklar tarafından sunulmasının istenildiği, ancak yukarıda aktarılan Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin “Kalite ve standarda ilişkin belgeler” başlıklı 42’nci maddesi gereğince iş ortaklığında, ortaklardan birinin kalite ve standarda ilişkin belgeleri sunmasının yeterli kabul edildiği, bu çerçevede, söz konusu belgenin ortak girişimin her bir ortağı tarafından ayrı ayrı sunulmasına yönelik İdari Şartname düzenlemesinin mevzuata uygun olmadığı ve başvuru sahibinin iddiasının yerinde olduğu sonucuna varılmıştır.” hükmüne varılmıştır.
Bir başka husus ise idarece kalite ve standarda ilişkin belge istenmesi durumunda, standarda ilişkin tanıma (kritere), belgenin başvuru veya teklif kapsamında istenmesi halinde ön yeterlik şartnamesinde veya idari şartnamede, yükleniciden istenmesi halinde ise teknik şartnamede yer verilmesi zorunluluğudur. Hizmet alımı işine ait teknik şartnamede, kalite ve standart belgeleri istenmesi halinde, bunların hangi süreçte sunulması gerektiği ile ilgili Kamu İhale Kurulunun 27.09.2023 tarihli 2023/UH.I-1254 sayılı kararında “Yapılan değerlendirmede, yukarıda aktarılan 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun ilgili maddesinde sözleşmenin imzalanması öncesinde sunulması gereken belgelerin neler olduğunun belirtildiği ve bu çerçevede idarelerin sözleşmenin imzalanması öncesinde isteklilerden isteyebileceği belgelerin belirli olduğu, ancak şikayete konu Teknik Şartname’nin 14.8’inci ve 14.10’uncu maddelerinde ihale üzerinde bırakılan istekli tarafından sözleşme imzalanmadan önce idareye sunulması gereken bazı belgelere (makine/ekipman için kendi malı olduğunu belirtir mali müşavir onaylı demirbaş envanter kayıt defteri, araçların noter onaylı ruhsatları ya da noter onaylı kira sözleşmeleri, işletmenin kendi malı olduğunu gösterir belge ya da noter onaylı kira sözleşmesi, kiralanan işletmenin Teknik Şartname’de belirtilen kalite ve standartlara uygun olduğuna ilişkin belgeler) yer verildiği, söz konusu belgelerin sözleşme imzalanmadan önce idareye sunulacak belgeler arasında yer almadığı, dolayısıyla bahsi geçen belgelerin sözleşme imzalanmadan önce sunulmasının istenemeyeceği anlaşılmıştır.” hükmüne varılmıştır.
Kalite ve Standart Belgeleri kapsamındaki diğer dört belgelede, daha özel hususlarda sınırlamalara gidilmiştir. Bu sınırlamaları, anılan dört belgeyi sayarak, ayır ayrı belirtmemiz gerekmektedir.
Kalite Yönetim Sistem Belgesinin (KYS Belgesi) idarelerce istenmesiyle ilgili sınırlamalar bulunmaktadır. Bunları şu şekilde sıralayabiliriz:
İdare tarafından uygun şekilde belirlenmeyen Kalite Yönetim Sistem Belgesiyle ilgili Kamu İhale Kurulunun 10.12.2025 tarihli 2025/UH.I-2611 sayılı kararında; "Anılan belgenin Malzeme dâhil öğle yemeği üretimi ve servis hizmeti alımı ihale sürecinde TS 10002 Kalite Yönetimi ve Müşteri Memnuniyeti standardının istenilmesinin ihale konusu işle bir ilgisinin bulunmadığı, ayrıca yemek hazırlama ve dağıtım hizmetlerine ilişkin hizmet alımı ihalelerinde kalite yönetim sistem belgesi istenilmesinin mevzuata aykırı olduğu değerlendirilmiştir.” şeklinde hüküm kurulmuştur.
Çevre Yönetim Sistem Belgesinin (ÇYS Belgesi) idarelerce istenmesiyle ilgili sınırlamalar bulunmaktadır. Bunları şu şekilde sıralayabiliriz:
Hizmet Yeterlik Belgesinin idarelerce istenmesiyle ilgili sınırlamalar bulunmaktadır. Bunları şu şekilde sıralayabiliriz:
İdare mutfağında yapılan yemekler kapsamında, hizmet yeterlik belgeleriyle ilgili belge sunulmasının istenmeyeceği kapsamındaki Kamu İhale Kurulunun 10.12.2025 tarihli 2025/UH.I-2611 sayılı kararında “Malzeme dâhil öğle yemeği üretimi ve servis hizmeti alımı ihale sürecinde TS 8985 numaralı standardın, yemek fabrikaları ve toplu yemek mutfaklarının yapısal özellik, işletmecilik, çalışanlar ve teknik donanım ile ilgili genel kurallarını kapsadığı, ihale konusu iş kapsamında yemek üretiminin idare mutfağında yapılacağı göz önünde bulundurulduğunda söz konusu standarda ilişkin hizmet yeterlik belgesi istenilmesinin mevzuata uygun olmadığı” hükmüne varılmıştır.
Laboratuvar ve Muayene Kuruluşlarının Akreditasyon/Kalite Yeterliliği Belgelerinin idarelerce istenmesiyle ilgili sınırlamalar bulunmaktadır:
2.2. KALİTE VE STANDART BELGELERİ SUNULURKEN DİKKAT EDİLMESİ GEREKEN HUSUSLAR
İhale veya sözleşme sürecinde Kalite ve Standart Belgelerini sunan istekli veya yüklenicilerin dikkat etmeleri gereken hususlar bulunmaktadır.
Kalite yönetim sistem belgesi ve çevre yönetim sistem belgesinin sunulmasında; bu belgelerin Türk Akreditasyon Kurumu tarafından akredite edilen belgelendirme kuruluşları veya Uluslararası Akreditasyon Forumu Karşılıklı Tanınma Antlaşmasında yer alan ulusal akreditasyon kurumlarınca akredite edilmiş belgelendirme kuruluşları tarafından düzenlenmesi zorunludur. Bu belgelendirme kuruluşlarının, Uluslararası Akreditasyon Forumu Karşılıklı Tanınma Antlaşmasında yer alan ulusal akreditasyon kurumlarınca akredite edilmiş belgelendirme kuruluşu olduklarının ve bu kuruluşlarca düzenlenen belgelerin geçerliliğini sürdürdüğünün, Türk Akreditasyon Kurumundan alınacak bir yazı ile teyit edilmesi gerekir. Teyit yazısı, ihale veya son başvuru tarihinde geçerli olması koşuluyla düzenlendiği tarihten itibaren bir yıl süreyle kullanılabilir. Ancak Türk Akreditasyon Kurumu tarafından akredite edildiği duyurulan belgelendirme kuruluşları tarafından düzenlenen ve TÜRKAK Akreditasyon Markası taşıyan belge ve sertifikalar için Türk Akreditasyon Kurumundan teyit alınması zorunlu değildir. Bu kapsamda Kamu İhale Kurulunun 05.02.2025 tarihli 2025/UH.I-465 sayılı kararında; “Başvuru sahibi S… Ltd. Şti. tarafından kendi adına düzenlenmiş ISO 14001:2015 Çevre Yönetim Sistemi Belgesi’nin sunulduğu, sunulan belgenin IQR Uluslararası Belgelendirme Hizmetleri Ltd. Şti. tarafından düzenlendiği ve belgelendirme tarihinin 03.01.2025, belgenin geçerlilik tarihinin 02.01.2026 olarak belirtildiği, söz konusu belge üzerinde TÜRKAK Akreditasyon Markasını taşıdığına dair bir ibarenin/logonun bulunmadığı ve TÜRKAK web sitesinde yer alan akreditasyon kuruluş listesinde de yer almadığı, ayrıca belgeyi düzenleyen kuruluşun Uluslararası Akreditasyon Forumu Karşılıklı Tanınma Antlaşmasında yer alan ulusal akreditasyon kurumlarınca akredite edilmiş belgelendirme kuruluşu olduğuna ve bu kuruluşça düzenlenen belgenin geçerliliğini sürdürdüğüne ilişkin Türk Akreditasyon Kurumundan alınmış bir teyit yazısının da teklif kapsamında sunulmadığı tespit edilmiş olup bu nedenle başvuru sahibinin iddiasının yerinde olmadığı kanaatine varılmıştır.” yönünde hükme varılmıştır.
Deney-analiz-kalibrasyon laboratuvarlarının ve muayene kuruluşlarının kalite yeterliliği ile ilgili belgelerin sunulmasında; Türk Akreditasyon Kurumu veya Uluslararası Laboratuvar Akreditasyon İşbirliği Karşılıklı Tanınma Anlaşmasında yer alan akreditasyon kurumları tarafından düzenlenmesi zorunludur. Bu akreditasyon kurumlarının Uluslararası Laboratuvar Akreditasyon İşbirliği Karşılıklı Tanınma Anlaşmasında yer alan akreditasyon kurumu olduklarının ve bu kuruluşlarca düzenlenen belgelerin geçerliliğini sürdürdüğünün, Türk Akreditasyon Kurumundan alınacak bir yazı ile teyit edilmesi gerekir. Teyit yazısı, ihale veya son başvuru tarihinde geçerli olması koşuluyla düzenlendiği tarihten itibaren bir yıl süreyle kullanılabilir. Ancak Türk Akreditasyon Kurumu tarafından düzenlenen ve TÜRKAK Akreditasyon Markası taşıyan belge ve sertifikalar için Türk Akreditasyon Kurumundan teyit alınması zorunlu değildir.
Kalite ve standarda ilişkin belgelerin geçerlik süresi de önemlidir. Bu belgelerin ihale veya son başvuru tarihinde geçerli olması yeterlidir. Ancak, ihale ilk ilan veya davet tarihinden önce akreditasyonu geri çekilen belgelendirme kuruluşunun düzenlediği kalite yönetim sistem belgesi ve/veya çevre yönetim sistem belgesinin sunulması durumunda bu belgeler geçerli kabul edilmez.
Ortak girişimlerin sunmasında önemli hususlar bulunmaktadır. İş ortaklığında, ortaklardan en az birinin kalite ve standarda ilişkin belgeleri sunması yeterlidir. Konsorsiyumda, her bir kısım için istenen kalite ve standarda ilişkin belgeler dokümanda belirtilir. Bu durumda her bir ortağın kendi kısmı için istenen belgeleri sunması zorunludur. İdarenin kalite ve standart belgelerini tüm ortakların sunmasına gerek olmadığı yönündeki Kamu İhale Kurulunun 08.01.2025 tarihli 2025/UH.II-150 sayılı kararında “Başvuruya konu ihaleye ait İhale İlanı’nın 4.3.2’nci, İdari Şartname’nin ise 7.5.3’üncü maddesinde “TS 13075 Gıda Maddeleri Taşıma Hizmet Belgesi”nin yeterlik kriteri olarak belirlendiği, buna ek olarak aynı şartname maddesinde söz konusu belgenin ortak girişimlerde tüm ortaklar tarafından sunulması gerektiği düzenlenmiştir.
Yapılan tespitler neticesinde, incelemeye konu ihalede, İdari Şartname’nin 7.5.3’üncü maddesinde yeterlik kriteri olarak belirlenen TS 13075 Gıda Maddeleri Taşıma Hizmet Belgesi’nin ortak girişimlerde tüm ortaklar tarafından sunulmasının istenildiği, ancak yukarıda aktarılan Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin “Kalite ve standarda ilişkin belgeler” başlıklı 42’nci maddesi gereğince iş ortaklığında, ortaklardan birinin kalite ve standarda ilişkin belgeleri sunmasının yeterli kabul edildiği, bu çerçevede, söz konusu belgenin ortak girişimin her bir ortağı tarafından ayrı ayrı sunulmasına yönelik İdari Şartname düzenlemesinin mevzuata uygun olmadığı ve başvuru sahibinin iddiasının yerinde olduğu sonucuna varılmıştır.” hükmüne varılmıştır.
Kalite ve standarda ilişkin bir belgenin sadece adının değiştirilmiş olması durumunda bilinmesi gereken önemli hususlar bulunmaktadır. Bu kapsamda; aday, istekli veya yüklenici tarafından daha önce alınan belgeler, belgede belirtilen geçerlilik tarihi sonuna kadar başvuru veya teklif kapsamında sunulmuş ise, idare tarafından belgeyi düzenleyen kurumdan bu belgenin geçerli olduğuna ilişkin bilgi alınması kaydıyla söz konusu belgeler geçerli kabul edilir. Aday, istekli veya yüklenici tarafından, belgeyi düzenleyen kurumdan alınmış ve daha önce düzenlenen belgenin geçerli olduğunu belirten yazının idareye sunulması veya ilgili mevzuatında daha önce düzenlenen belgelerin geçerli kabul edileceğine ilişkin açık bir düzenleme bulunması halinde de söz konusu belgeler idareler tarafından geçerli kabul edilir.
Yurt dışından alınan kalite ve standarda ilişkin belgelerin sunulmasında da önemli hususlar bulunmaktadır. Öncelikle bu tür belgelerin, Uluslararası Akreditasyon Forumu Karşılıklı Tanınma Antlaşmasında yer alan ulusal akreditasyon kurumlarınca akredite edilmiş belgelendirme kuruluşları veya Uluslararası Laboratuvar Akreditasyon İşbirliği Karşılıklı Tanınma Anlaşmasında yer alan akreditasyon kurumları tarafından yabancı ülkede düzenlenen belgeler, Türk Akreditasyon Kurumundan alınan teyit yazısı ile birlikte sunulması durumunda, tasdik işleminden muaftır. Bu belgelerden yabancı dilde düzenlenenlerin tercümelerinin, Türkiye’deki yeminli tercümanlar tarafından yapılması ve noter tarafından onaylanması ise zorunludur. Bu tercümeler Türkiye Cumhuriyeti Dışişleri Bakanlığı tasdik işleminden muaftır. Türkiye Cumhuriyeti Konsolosluğunun bulunmadığı ülkelerde düzenlenen belgelerin tercümelerinin, o ülkedeki yeminli tercüman tarafından yapılmış olmakla birlikte, “apostil tasdik şerhi” taşımaması durumunda ise; söz konusu tercümedeki imza ve varsa üzerindeki mühür veya damganın, sırasıyla bu ülkenin Dışişleri Bakanlığı, bu ülkeyle ilişkilerden sorumlu Türkiye Cumhuriyeti Konsolosluğu veya bu ülkenin Türkiye’deki temsilciliği ve Türkiye Cumhuriyeti Dışişleri Bakanlığı tarafından tasdik edilmesi gereklidir. Yabancı dilde düzenlenen belgelerin tercümelerinin, Türkiye’deki yeminli tercümanlar tarafından yapılması ve noter tarafından onaylanması halinde ise, bu tercümelerde başkaca bir tasdik şerhi aranmaz.
Hizmet Yeterlilik Belgelerinin, TSE dışında “hizmet yeterlilik belgesi” adı altında belgelendirme yapılması hususuna dikkat edilmelidir. Keza HYB Hizmet Yeterlilik Belgesi, TSE’nin tescilli belgesidir; TSE dışında herhangi bir kurum veya kuruluşun “HYB” düzenleme yetkisi yoktur. TSE dışında “hizmet yeterlilik belgesi” adı altında belgelendirme yapılması söz konusu olmadığından, ayrıca bir akreditasyon istenmesi mümkün değildir. Kamu İhale Kanunu’nun 20.07.2016 tarihli 2016/UH.II-1840 sayılı kararında “Hizmet Yeterlilik Belgelerinin kalite yönetim sistem belgesi olmamakla birlikte, İdari Şartnamede kalite yönetim sistem belgesi ile hizmet yeterlilik belgelerinin aynı kategoride değerlendirilerek, belgelerin sunuluş şekline ilişkin aynı düzenlemelere yer verildiği, Hizmet Yeterlilik Belgelerinin akredite edilmiş belgelendirme kuruluşu olan TSE tarafından düzenlendiği, anılan belgelerin akreditasyonu zorunluluğu getirilerek, söz konusu düzenlemenin mevzuata uygun bir şekilde düzenlenmediği, isteklileri tereddüde düşürdüğü, sağlıklı teklif vermeye engel nitelikte olduğu … sonucuna varılmıştır.” yönünde değerlendirme yapılmıştır.
SONUÇ
İdarelerin ihalelerdeki görevleri; ihtiyaçlarını uygun şartlarla ve zamanında karşılamak, kaynakları verimli kullanmaktır. Aday, istekli veya yükleniciler ise ihale konusu işi en uygun şartlarda teslim etmek ve hak ettiği ödemeyi alarak, ticari hayatını sürdürmeyi amaçlamaktadır. Kalite ve Standartlara ilişkin belgelerin, mevzuata uygu şekilde istenmesi ve sunulması ise tarafların amaçlarına uygun düşecektir.
Yukarıda Kalite ve Standartlara ilişkin belgelerin ihale ve sözleşme sürecinde istenmesi veya sunulmasında, tarafların üzerlerine düşen yükümlülükler aktarılmıştır. Tarafların uyuşmazlığa düşmeden bu yükümlülükleri yerine getirilmeleri gerekmektedir. 02.01.2026
Kaynaklar:
- www.ihale.tv
- Kılıç Hukuk İhale Sözlüğü ( https://www.kilichukuk.org/sozluk )
-Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliğinin “Belgelerin sunuluş şekli” başlıklı 31’nci ve “Kalite ve standarda ilişkin belgeler” başlıklı 42’inci maddesi
-Kamu İhale Genel Tebliğinin “Kalite ve standarda ilişkin belgeler” başlıklı 74’ncü maddesi
Oca
