Elektronik İhalede EKAP’a Erişim Sorunu Yaşanmış Olması 

İhale İptal Nedeni midir?

I-Kamu İhale Kurul Kararının Konusu 

İsteklilerin, elektronik ortamda yapılan ihalelerde (e-ihale) oluşan bazı erişim sorunları nedeniyle; tekliflerini oluşturamadıkları ve bu nedenle hak kayıplarına uğradıkları konusunda, Kamu İhale Kurumu’na başvuru yaptıkları görülmektedir. Konuyla ilgili yaşanan bir olayı, Kamu İhale Kurulu’nun aldığı karar üzerinden incelemek gerekmektedir.     

II- İtirazen Şikâyet Başvurusunun Nedeni 

Yapılan başvuruda özetle, idarece düzenlenen ihale komisyonu kararında “…Yeterlik Bilgileri Tablosunun ihalede iş deneyim belgesi ve ihalede yetkinlik belgesi verilerine erişilememiştir...” denilmek suretiyle tekliflerinin değerlendirme dışı bırakıldığı, ancak anılan evrakların eksiksiz ve kusursuz EKAP sistemine kayıtlı olduğu, ayrıca Kurum (KİK) ile irtibata geçilmek suretiyle söz konusu belgelerin eksiksiz yeterlik bilgileri tablosunda beyan edildiği teyidinin alınmış olduğu, idare tarafından teklif değerlendirme işlemlerinin hatalı yapıldığı, ihalenin iptalini gerektirdiği iddialarına yer verilmiştir. 

III- Konuyla İlgili İhale Mevzuatı  

Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin “Elektronik ihale” başlıklı 59/A maddesinde “(1) İhaleler, e-teklif alınmak suretiyle bu maddeye uygun olarak yapılabilir (2) Bu maddede hüküm bulunmayan hallerde, Elektronik İhale Uygulama Yönetmeliğinin uygun olan hükümleri, yoksa bu Yönetmelik hükümleri uygulanır…

(3) Bu ihalelerde, Elektronik İhale Uygulama Yönetmeliğinin ekinde bulunan “Yeterlik Bilgileri Tablosu Sunulan ve Tekliflerin Elektronik Ortamda Alındığı İhalelerde Uygulanacak Tip İdari Şartname” ve ilgili yönetmelikler ekinde bulunan diğer standart formlar kullanılır ve EKAP üzerinden e-teklif şeklinde gönderilmeyen teklifler kabul edilmez.

… (5) e-teklifler EKAP üzerinden, yalnızca teklif mektubu ve ekleri doldurularak hazırlanır ve e-imza ile imzalanarak ihale tarih ve saatine kadar gönderilir. Ortak girişimlerde e-teklifin ortakların tamamı tarafından e-imza ile imzalanması zorunludur. Kısmi teklife açık ihalelerde teklif mektubu eklerinin her bir kısım için, ortak girişimlerin katıldığı ihalelerde ise yeterlik bilgileri tablosunun her bir ortak tarafından ayrı ayrı doldurulması gerekmektedir.

…(8) Tekliflerin açılması ve değerlendirilmesine ilişkin tutanaklar EKAP üzerinde hazırlandıktan sonra, çıktısı alınarak ihale komisyonu üyeleri tarafından imzalanır ve her oturum kapatılmadan önce bilgiler EKAP’a kaydedilir.

(9) İhale dokümanında belirtilen geçici teminat mektubu, katılım belgeleri ve yeterlik kriterleri ile fiyat dışı unsurlara ilişkin değerlendirme, istekliler tarafından beyan edilen bilgi ve belgelerden; EKAP veya diğer kamu kurum ve kuruluşları ile kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarının internet sayfası üzerinden sorgulanarak temin veya teyit edilebilenler için sorgulama sonucunda elde edilen bilgiler; belirtilen yöntemle temin veya teyit edilemeyenler için ise yeterlik bilgileri tablosunda beyan edilen bilgiler esas alınarak yapılır. Bu değerlendirme sonucunda ihalede öngörülen şartları sağlamadığı anlaşılan teklifler değerlendirme dışı bırakılır... (11) İstekliler tarafından beyan edilen bilgiler ile sorgulama sonucu edinilen bilgiler, bu bilgileri tevsik etmek amacıyla sunulan belgeler ya da geçici teminat mektubu arasında farklılık bulunması durumunda; ihalede öngörülen şartların sağlanması kaydıyla tekliflerin geçerliliği etkilenmez.” Düzenlemesi yer almaktadır.

IV-Kamu İhale Kurulunun Değerlendirmesi

İdarece alınan ihale komisyonu kararı ve başvuru sahibinin iddialarının değerlendirilmesi amacıyla Elektronik İhale Dairesi Başkanlığına yazılan yazı ile “…İdarece alınan ihale komisyonu kararında Sıddık K…, U… Ormancılık ve M… Ormancılık isteklilerinin yeterlik bilgileri tablolarında iş deneyim belgesi ve ihalede yetkinlik belgesi verilerine erişilemediği gerekçesiyle değerlendirme dışı bırakıldıkları, başvuru sahibi Sıddık Kaya tarafından yapılan itirazen şikayet başvurusunda, “evrakların eksiksiz ve kusursuz EKAP sistemine kayıtlı olduğu, ayrıca Kurum (KİK) ile irtibata geçilmek suretiyle söz konusu belgelerin eksiksiz yeterlik bilgileri tablosunda beyan edildiği teyidinin alınmış olduğu...” şeklindeki ifadelere yer verildiği görülmüştür. Bu çerçevede itirazen şikâyet başvurusunun neticelendirilmesi için söz konusu ihalenin gerçekleştirildiği gün anılan isteklilerin yeterlik bilgileri tablolarında beyan edilen iş deneyim belgesi ve ihalede yetkinlik belgesi verilerinin idarece erişilebilir olup olmadığı, idarece teklif değerlendirme veya isteklilerce teklif sunma işlemlerinin hatalı yapılıp yapılmadığı hususlarına ilişkin bilgi ve belgelere ihtiyaç duyulmaktadır…” şeklinde bilgi belge talep edilmiştir.

Elektronik İhale Dairesi Başkanlığı tarafından gönderilen cevabi yazıda “…EKAP sisteminde yapılan incelemeler neticesinde söz konusu ihalenin 24 Haziran 2025 tarihinde saat 12:00'da gerçekleştirildiği, EKAP sisteminde 10 Haziran tarihli güncelleme sonrasında şahıs firmalarına ait kayıtlarda bir hata oluştuğu, bu nedenle idarelerin 28 Haziran güncellemesinden önce söz konusu YBT belgelerine erişemediği, isteklilerden Sıddık K…, U… Ormancılık ve M… Ormancılık, YBT'lerini EKAP üzerinden doldurarak sisteme kaydettiği, ancak bu isteklilere ait kayıtların da anılan hatadan etkilendiği anlaşılmış olup, idare ihale tarihinde ilgili belgelere erişim sağlayamamıştır. Söz konusu hata, 28 Haziran tarihli güncelleme ile giderilmiştir.” şeklinde ifadelerin yer aldığı görülmüştür.

Bu çerçevede idare tarafından söz konusu ihalenin 24 Haziran 2025 tarihinde saat 12:00’da gerçekleştirildiği, tüm isteklilerin tekliflerinin alınarak açıldığı, açılamayan e-teklifin bulunmadığı, başvuru sahibi Sıddık K… ile U… Ormancılık ve M… Ormancılık isteklilerinin yeterlik bilgileri tablolarını EKAP üzerinden doldurarak sisteme kaydettiği, idarece alınan ihale komisyonu kararında ise “…Yeterlik Bilgileri Tablosunun ihalede iş deneyim belgesi ve ihalede yetkinlik belgesi verilerine erişilememiştir...” denilmek suretiyle anılan isteklilerin tekliflerinin değerlendirme dışı bırakıldığı, bu durumun şahıs firmalarına ait kayıtlarda 10 Haziran 2025 tarihli güncelleme sonrasında EKAP sisteminden kaynaklanan bir hata nedeniyle oluştuğu, söz konusu hatanın 28 Haziran 2025 tarihli güncelleme ile giderildiği, dolayısıyla hatanın 28 Haziran 2025 sonrası anılan isteklilerin kayıtlarının erişilebilir olduğu, gelinen aşamada isteklilerden kaynaklanmayan bir hata nedeniyle anılan isteklilerin tekliflerinin değerlendirme dışı bırakılmasının yerinde olmadığı kanaatine ulaşılmıştır.

Öte yandan, söz konusu hatanın idare işlemlerinden kaynaklanmadığı, tüm e-tekliflerin ihale tarihinde ihale komisyonu tarafından EKAP üzerinden açıldığı, açılamayan teklifin bulunmadığı, isteklilerin ihale tarihi itibarı ile sundukları teklifler üzerinden idarece değerlendirme yapılabileceği hususları birlikte dikkate alındığında mevcut süreçte ihalenin iptalini gerektirecek temel ilkelere aykırılık durumunun oluşmadığı değerlendirildiğinden başvuru sahibinin ihalenin iptal edilmesi gerektiğine yönelik iddiası yerinde görülmemiştir. (Bkz. Kamu İhale Kurulunun 13.08.2025 tarihli 2025/UH.I-1754 sayılı kararı)

V. Sonuç ve Değerlendirmemiz

İsteklilerin, elektronik ortamda yapılan ihalelerde (e-ihale) oluşan hak kayıplarına uğradıkları durumda, öncelikle İdareye, başvurunun reddedilmesi halinde ise Kamu İhale Kurumuna itirazen şikâyet başvurusu yapmaları gerekmektedir. Keza e-ihalelerde oluşan teknik sorunların çözüme kavuşturulması, Elektronik İhale Dairesi Başkanlığından alınan görüş kapsamında mümkün olmaktadır. Ancak bu süreç, ihaleye katılanlar için (KİK başvuru bedeli nedeniyle) maddi sıkıntı, İdareler için ise ihalenin sonuçlandırılmasında gecikmelere neden olabilmektedir. Bu nedenle İdarelerin kendilerine yapılan başvurular kapsamında, doğrudan Elektronik İhale Dairesi Başkanlığı ile iletişime geçip, görüş alabilmelerinin yolu açılmalıdır. Böylece isteklilerin, Kamu İhale Kurumuna başvuru yapmadan, İdarenin doğrudan Kurumdan alacakları görüş kapsamında, elektronik ortamda oluşan hak kayıplarını gidermesi mümkün olacaktır. 27.09.2025