İdarelerin Sözleşmeye Davet Yazısını, Eksiksiz Olarak İstekliye Gönderme Zorunluluğu!

I-Kamu İhale Kurul Kararının Konusu 

Kamu idareleri, üzerine ihale bıraktıkları istekliyi sözleşmeye davet etmek suretiyle, sözleşme yapabilirler. Ancak ihale mevzuatında açıkça belirtilen usule aykırı davet işlemleri, Kamu İhale Kurulu tarafından uygun bulunmamaktadır. 

İdarenin sözleşmeye davet yazısındaki eksiklikler nedeniyle, yaşanmış bir olay ve alınan Kamu İhale Kurul kararı aşağıda sunulmuştur.  

II- İtirazen Şikâyet Başvurusunun Nedeni 

İstekli firma tarafından yapılan itirazen şikâyet başvurusunda özetle; “Taraflarına gönderilen sözleşmeye davet yazısında idarece hesaplanan sözleşme giderlerinin tutarına, söz konusu tutarın hangi kurum/kuruluş hesabına yatırılacağı bilgisine, kesin teminat mektubu tutarına ve söz konusu teminat mektubunun geçerlilik tarihi bilgisine yer verilmediği, söz konusu eksiklikler giderilerek taraflarına yeniden sözleşmeye davet yazısı gönderilmesinin gerektiği…” iddialarına yer verilmiştir. 

III- Konuyla İlgili İhale Mevzuatı  

İdari Şartnamenin “Sözleşme yapılmasında isteklinin görev ve sorumluluğu” başlıklı 41’inci maddesinde “41.1. İhale üzerinde bırakılan istekli, sözleşmeye davet yazısının bildirim tarihini izleyen on gün içinde, ihale tarihi itibariyle mesleki faaliyetini mevzuatı gereği ilgili odaya kayıtlı olarak sürdürdüğüne ve ihale tarihinde 4734 sayılı Kanunun 10 uncu maddesinin dördüncü fıkrasının (a), (b), (c), (d), (e) ve (g) bentlerinde sayılan durumlarda olmadığına dair belgeler ile kesin teminatı verip diğer yasal yükümlülüklerini de yerine getirerek sözleşmeyi imzalamak zorundadır.” düzenlemesi,

Aynı Şartnamenin “İhalenin sözleşmeye bağlanması” başlıklı 44’üncü maddesinde  “44.1. Sözleşme bedelinin 4734 sayılı Kanunun 53 üncü maddesinin (j) bendinin (1) numaralı alt bendinde belirtilen tutarı aşması durumunda, bu bedelin onbinde beşi oranındaki tutar, sözleşme imzalamaya davet edilen istekli tarafından, sözleşme imzalanmadan önce Kamu İhale Kurumu hesabına yatırılır.

...

44.6. Sözleşmenin imzalanmasına ilişkin her türlü vergi, resim ve harçlar ile diğer

sözleşme giderleri yükleniciye aittir.” düzenlemesi, Sözleşme Tasarısı’nın “Teminata ilişkin hükümler” başlıklı 11’inci maddesinde “11.1.2. Kesin teminat mektubunun süresi ../../.... tarihine kadardır. Bu sözleşme hükümleri çerçevesinde yükleniciye süre uzatımı verilmesi halinde kesin teminat mektubunun süresi, uzatılan süre kadar yenilenir.” düzenlemesi yer almaktadır.

Sözleşmeye davet yazısı standart formu “[[İşin adı] işine ait ihale uhdenizde kalmıştır. Tebliğ tarihini izleyen günden itibaren en geç on gün içinde ihale tarihinde 4734 sayılı Kanunun 10 uncu maddesinin dördüncü fıkrasının (a), (b), (c), (d), (e) ve (g) bentlerinde sayılan durumlarda olmadığınıza dair belgeler ile […] oranında kesin teminatı vermek ve diğer yasal yükümlülükleri yerine getirmek suretiyle ihale konusu işe ilişkin sözleşmeyi imzalamanız gerekmektedir.” şeklinde düzenlenmiştir.  

IV-Yaşanan Olay ve Kamu İhale Kurulunun Değerlendirmesi

İdare 14.10.2025 tarihinde istekliye EKAP üzerinden “Sözleşmeye davet” konulu yazıda “4 Kısım Kuruyemiş Grubu Alımı işine ait ihale uhdenizde kalmıştır. Tebliğ tarihini izleyen günden itibaren en geç on gün içinde ihale tarihinde 4734 sayılı Kanunun 10 uncu maddesinin dördüncü fıkrasının (a), (b), (c), (d), (e) ve (g) bentlerinde sayılan durumlarda olmadığınıza dair belgeler ile %6,00000 oranında kesin teminatı vermek ve diğer yasal yükümlülükleri yerine getirmek suretiyle ihale konusu işe ilişkin sözleşmeyi imzalamanız gerekmektedir.” ifadelerine yer vermiştir. 

Anılan istekliye gönderilen sözleşmeye davet yazısında; kesin teminat mektubu süresine ilişkin bilgiye yer verilmediği tespit edilmiştir. Yukarıda aktarılan Sözleşme Tasarısı düzenlemelerinden de idarece kesin teminat mektubu süresinin belirlenmediği anlaşılmaktadır.

Aktarılan hususlar çerçevesinde, idarece kesin teminat mektubu süresinin belirlenmesi gerektiği, başvuru konusu ihalede ise Sözleşme Tasarısı’nda bu belirlemenin yapılmadığı, yine başvuru sahibi sözleşme imzalamaya davet edilirken de söz konusu sürenin belirtilmediği, dolayısıyla kesin teminatı vererek sözleşme imzalama yükümlülüğü bulunan başvuru sahibinin yükümlülüğünü ne şekilde yerine getirmesi gerektiği hususunda tereddüde düştüğü ve bu doğrultuda şikâyet başvurusunda bulunduğu, idarenin bu tereddüdün giderilmesinden sorumlu olduğu, netice itibarıyla idarece kesin teminat mektubunun süresi belirlenerek sözleşme imzalamaya davete ilişkin işlemlerin yenilenmesi gerektiği sonucuna varılmıştır.  (Bkz. Kamu İhale Kurulu’nun 12.11.2025 tarihli 2025/UM.I-2398 sayılı kararı).

V. Sonuç ve Değerlendirmemiz

Sonuç olarak, idarenin sözleşmeye davet yazısında eksiklikler olması halinde, isteklinin sözleşme yapabilmesi için bu bilgileri idareden talep etme hakkı bulunmaktadır. 

İdare yanlış uygulamada ısrar ederse, konu itirazen şikâyet başvurusu olarak Kamu İhale Kurumu’na taşınmalıdır. Keza yaşanmış olay ve alınan Kamu İhale Kurul kararı birlikte değerlendirildiğinde, idarelerin sözleşme davet yazısını eksiksiz olarak istekliye gönderme zorunlulukları ve sorumlulukları olduğu anlaşılmaktadır.  27.11.2025