Özü:
Kamu İhale Kurulunun 18.07.2024 tarihli ve 2024/UM.I-907 sayılı kararı, yetkili satıcı belgesi ile kataloglarda görülen marka ve modellerin birbiriyle uyumlu olmaması hâlinde, isteklinin ihalede değerlendirme dışı bırakılıp bırakılamayacağı kapsamında önemli bir karar vermiştir.
(Bakınız: Yetkili satıcı belgesi: https://www.kilichukuk.org/Sozluk/yetkili-satici-belgesi)

1. Uyuşmazlık Konusu Olayın Konusu ve Gelişimi
Karara konu olayda İdare tarafından farklı ebat ve türlerde lastik alımı için açık ihale yapılmıştır. İdari Şartname’de, isteklilerin alım konusu malı teklif etmeye yetkili olduklarını gösteren belgelerden uygun olanını sunmaları istenmiş; ayrıca bütün ürünlere ait katalogların da teklif kapsamında sunulması gerektiği belirtilmiştir. Bu nedenle ihaleye katılan firmalar bakımından iki ayrı hukuki durum ortaya çıkmıştır. Bunlar; ürünleri satmaya yetkiyi gösteren belge ve teklif edilen ürünlerin teknik özelliklerini gösteren katalogların sunulmasıdır.
(Bakınız: Yeterlik belgeleri; Yeterlik Bilgileri Tablosu/İhaleye Katılım Belgesi: https://www.kilichukuk.org/Sozluk/yeterlik-bilgileri-tablosu)

Başvuru Yapan Firma, bir markaya ait yetkili satıcı belgesi sunmuş; buna karşılık teklif kapsamında sunduğu kataloglarda farklı markalara ait ürünler yer almıştır. İdare, yetkili satıcı belgesindeki marka ile kataloglarda görülen markaların aynı olmaması nedeniyle Başvuru Yapan Firma’nın teklifini değerlendirme dışı bırakmıştır. Başvuru Yapan Firma ise yetkili satıcı belgesinin kendisine genel olarak lastik satışı yapma yetkisi verdiğini, bu nedenle başka markalara ait lastikleri temin etmesinin de mümkün olduğunu ileri sürmüştür.

İhale üzerinde bırakılan X… A.Ş. yönünden de ayrı bir iddia ileri sürülmüştür. Başvuru Yapan Firma, X… A.Ş.’nin ilgili üreticinin internet sitesindeki yetkili bayi listesinde yer almadığını, bu nedenle onun teklifinin de değerlendirme dışı bırakılması gerektiğini savunmuştur. Böylece Kurul önüne iki konu gelmiştir: Birincisi, yetkili satıcı belgesi ile katalogların aynı ürünü gösterip göstermediği; ikincisi, EKAP’a yüklenen yetki belgesinin dışında üreticinin internet sitesindeki bayi listesinin değerlendirmeye etkisi olup olmadığıdır.

2. Kamu İhale Kurulunun Aldığı Karar
Kamu İhale Kurulu, 18.07.2024 tarihli ve 2024/UM.I-907 sayılı kararında Başvuru Yapan Firma’nın iddialarını yerinde bulmamıştır. Kurula göre, İdari Şartname’de hem yetkili satıcılık veya imalatçılığı gösteren belgelerin hem de bütün ürünlere ait katalogların yeterlik değerlendirmesinde dikkate alınacağı açıkça düzenlenmiştir. Birim fiyat teklif cetvelinde marka veya model sütunu bulunmadığı için, hangi marka ve model ürünlerin teklif edildiği kataloglar üzerinden anlaşılacaktır.
Kurul, kataloglarda yer alan marka ve modeller ile teklif vermeye yetkiyi gösteren belgelerdeki marka ve modellerin uyumlu olması gerektiğini kabul etmiştir. (Bakınız: Kılıç Hukuk Kurul Kararları: https://www.kilichukuk.org/kurul-kararlari)

Başvuru Yapan Firma’nın sunduğu yetkili satıcı belgesi bir markaya ilişkin olduğu hâlde kataloglarda başka markalara ait ürünlerin bulunması, teklif edilen mallar bakımından yetkinin ispatlanamadığı anlamına gelmektedir. Bu nedenle İdarenin, Başvuru Yapan Firma’nın teklifini değerlendirme dışı bırakması mevzuata aykırı görülmemiştir. 

Kurul, X… A.Ş. hakkındaki iddiayı da kabul etmemiştir. Çünkü bu firma, EKAP’a yüklediği belgeyle ilgili markanın ürünlerini ihalede teklif etmeye yetkili olduğunu göstermiştir. Kurula göre yeterlik değerlendirmesi, öncelikle ihale dokümanında istenen ve EKAP’a yüklenen belgeler üzerinden yapılmalıdır. Üreticinin internet sitesinde yer alan bayi listesindeki durum, doğrudan teklifin elenmesine tek başına yeterli görülmemiştir. İdare, belge içeriğinden şüphe duyarsa ilgili kişi veya kuruluşlarla yazışma yapabilir; ancak yalnızca internet sitesi incelemesine dayanarak değerlendirme sonuçlandırılamaz.

3. Değerlendirmemiz ve Firmaların Almaları Gereken Dersler
Bu karar, mal alımı ihalelerine katılan firmalar açısından şunu göstermektedir: Yetkili satıcı belgesi, genel ticari faaliyet belgesi gibi düşünülmemelidir. Belge hangi üretici, marka, model veya ürün grubu için düzenlenmişse, ihalede sunulan katalog ve teknik belgeler de aynı ürünleri göstermelidir. Firma bir markaya ait yetki belgesiyle başka marka ürün katalogları sunarsa, idare bu durumu yeterlik sorunu olarak değerlendirebilir.
(Bakınız: Yetkili satıcı belgesi: https://www.kilichukuk.org/Sozluk/yetkili-satici-belgesi)

Firmalar teklif vermeden önce İdari Şartname’nin yeterlik maddelerini, teknik şartnameyi, katalog zorunluluğunu ve yetkili satıcı belgesinin kapsamını birlikte okumalıdır. Belgenin tarihi, geçerlilik süresi, ihale konusu işe özgülenip özgülenmediği, marka ve model kapsamı, üretici veya dağıtıcı tarafından düzenlenip düzenlenmediği tek tek kontrol edilmelidir. Kataloglarda teklif edilen tüm kalemler açıkça görülebilmeli; katalog, yetki belgesi ve varsa standart belgeleri birbirini tamamlamalıdır.

Elektronik ihalelerde bu kontrol daha da önemli hâle gelmiştir. Çünkü teklif değerlendirmesi, EKAP’a yüklenen belgeler ve İhaleye Katılım Belgesi üzerinden yapılmaktadır. Belgede yalnızca bir ifadenin yer alması yeterli olmayabilir; yüklenen belgenin, teklif edilen ürünle bağlantısı açık olmalıdır. Eksik, yanlış veya kapsamı dar bir yetki belgesi, düşük fiyat verilmiş olsa bile teklifin değerlendirme dışı kalmasına yol açabilir.
(Bakınız: Elektronik ihalelerde belge kontrolü; İhale süreçleri hakkında videolar: https://www.ihale.tv)

Rakip firmaların belgelerine yönelik itirazlarda da somut belge incelemesi yapılmalıdır. Sadece üretici internet sitesinde bayi listesinde yer almama iddiası her zaman yeterli olmayabilir. Buna karşılık EKAP’a yüklenen belgenin tarih, kapsam, marka, model, imza, yetki ve ihale konusu işle bağlantısı yönünden incelenmesi daha sağlıklı sonuç verir. Bu nedenle firmalar, teklif verdikten sonra yalnızca kendi belgelerini değil, ihale sonucunda öne çıkan isteklilerin yeterlik belgelerini de ihale dokümanı ışığında değerlendirmelidir.

Bu tür kararlar, mal alımı ihalelerinde belge hazırlığının yalnızca şekli bir işlem olmadığını göstermektedir. Yetkili satıcılık, imalatçılık, katalog, standart belgesi ve teknik uygunluk belgeleri arasında uyum kurulmadığında teklifin elenmesi söz konusu olabilir. 

İhale sürecinde süreler kısa, başvuru yolları ise usule bağlıdır. Bu nedenle firmaların ihale dokümanı yayımlandığı andan itibaren belge, teknik şartname ve EKAP yükleme sürecini birlikte ele alması; gerektiğinde hukukçu ve ihale danışmanlarından destek alması hak kaybı yaşanmasını önleyebilir.
(Bakınız: Kılıç Akademi ihale kitapları: https://kilicakademi.com.tr/ihale-kitap-tanitimlari)

(Daha fazla bilgi almak için KILIÇ HUKUK ve DANIŞMANLIK OFİSİ ile iletişime geçiniz: https://www.kilichukuk.org/iletisim )