İhale öncesi hazırlık/planlama; firmanın ilanı gördüğü andan teklifin verilmesine, gerekiyorsa şikâyet başvurusuna ve sözleşmeye davet aşamasına kadar yaptığı ön çalışmadır. Bu çalışma; ihale dokümanını indirmek, idari şartnameyi, teknik şartnameyi, sözleşme tasarısını, standart formları, yeterlik ölçütlerini, süreleri, teminatı, fiyat farkını ve yaptırım hükümlerini birlikte okumaktır. Firma bu çalışma sonunda “bu ihaleye katılabilir miyiz, hangi belgeye ihtiyacımız var, bedelimiz ne olmalı, dokümanda hukuka aykırı hüküm var mı, sözleşmeyi yerine getirebilir miyiz?” sorularına yazılı cevap verebilmelidir. (Bakınız: Yeterlik (Yeterlik belgeleri): https://www.kilichukuk.org/Sozluk/yeterlik-bilgileri-tablosu ; Sözleşme Tasarısı:https://www.kilichukuk.org/Sozluk/sozlesme-tasarisi)

Bu hazırlık ilan görülür görülmez başlamalıdır. İhale birimi veya teklif sorumlusu dokümanı indirir, EKAP kayıtlarını, e-imza ve yetki durumunu, geçici teminatı, iş deneyimi, bilanço/ciro, kalite, izin ve ruhsat gibi belgeleri kontrol çizelgesine işler. Teknik ekip şartnameyi, işin miktarını, teslim veya iş yapma yerini, numune, deney ve standart şartlarını inceler. Muhasebe ve finans birimi teminatı, nakit akışını, vergi ve SGK durumunu, işçilik giderlerini, fiyat farkını ve ödeme düzenini; yönetim ise ihaleye girme kararını ve teklif bedelinin sınırlarını belirler. (Bakınız: Büyük Firmaların İhale Başarılarındaki İki Önemli Sır: https://www.kilichukuk.org/Makale/buyuk-firmalarin-ihale-basarilarindaki-iki-onemli-sir-1-surekli-ihale-danismani-destegi--2--ihale-hukuku-egitimi; EKAP’da Yeterlilik Bilgileri Tablosu Nasıl Düzenlenir?: https://www.ihale.tv/video/4734-sayili-kamu-ihale-kanunu-ve-uygulamalari/ekapda-yeterlilik-bilgileri-tablosu-nasil-duzenlenir-uygulamali-anlatim-videosu )

Hukuk birimi ve ihale danışmanı, dokümanda rekabeti daraltan, gereksiz belge isteyen, markaya yönelten, ölçüsüz ceza koyan veya başvuru hakkını kullanmayı gerektiren hükümler olup olmadığını inceler. Dokümanda aykırılık görülürse, süre geçirilmeden idareye şikâyet yoluna gidilip gidilmeyeceği belirlenir. Bu aşamada hazırlanacak kısa yazılı not; hangi maddeye itiraz edileceğini, hangi mevzuat hükmüne dayanılacağını, başvuru yapılmazsa teklif ve sözleşme sürecinde hangi sonuçlarla karşılaşılabileceğini göstermelidir. (Bakınız: Şikâyet başvurusu: https://www.kilichukuk.org/Sozluk/sikayet-basvurusu; İtirazen Şikâyet Başvurusu: https://www.kilichukuk.org/Sozluk/itirazen-sikayet-basvurusu )

Danışman firma, firmanın yerine ticari karar vermez; firma içindeki ihale, hukuk, teknik, mali ve yönetim birimleri arasında belge ve süre düzeni kurulmasına yardımcı olur. İhale danışmanı; dokümanı ve firmanın belgelerini karşılaştırır, eksik veya uyumsuz belgeleri gösterir, EKAP ve ihaleye katılım belgesi girişlerinde dikkat edilmesi gereken hususları açıklar, teklif bedelinin dayandığı iş kalemlerini ve sözleşme yükümlülüklerini gözden geçirir. Böylece firma, ihaleye son gün telaşıyla değil, mevzuata uygun ve belgeleri tamamlanmış şekilde katılır. (Bakınız: İhale Eğitimi (Firmalara Özel İhale Eğitimi): https://www.kilichukuk.org/Calisma-Alanlari/ihale-ve-sozlesme-hukuku-egitimi ; Elektronik İhalelerde Teklif Nasıl Verilir?: https://www.ihale.tv/video/4734-sayili-kamu-ihale-kanunu-ve-uygulamalari/elektronik-ihalelerde-teklif-nasil-verilir ; İhale Kitapları: https://www.kilicakademi.com.tr/ )

Daha fazla bilgi almak için KILIÇ HUKUK ve DANIŞMANLIK OFİSİ ile iletişime geçiniz: https://www.kilichukuk.org/iletisim